pagina artikel nieuw communicatiebureau gemeente Leiden, foto strand.

Ingebeeld & tekst

Start

Introductie

Opdrachtgevers

Voorbeelden

Contact

Nieuw gemeentebreed Communicatiebureau combineert denken en doen

4 Oktober, half tien ’s ochtends. Het is de Leidse ‘morning after’, maar de groep die zich op een terras op de Beestenmarkt heeft verzameld oogt fris en vrolijk. Communicatiecollega’s uit zes diensten komen bij elkaar voor de aftrap van het nieuwe, gemeentebrede Communicatiebureau.

De frase uit het Leidse Volkslied ‘Stad van denken en van doen’ is volgens hoofd communicatie Pieter Jeroense ook een mooi motto voor het nieuwe bureau. Achter de centralisatie van alle communicatiewerkzaamheden zit in elk geval een duidelijke gedachte. Door de medewerkers onder te brengen in één afdeling worden samenwerking, een integrale benadering en efficiëntie bevorderd. Het Communicatiebureau moet onder andere zorgen voor meer samenhang en herkenbaarheid in hoe de gemeente naar buiten treedt. Dit laatste betekent ook dat het voor de ‘klant’, of die nu intern of extern is, duidelijker zal zijn dan voorheen waar hij met zijn wens terecht kan.

Centraal
De vijf clusters waaruit het bureau bestaat zullen respectievelijk concerncommunicatie, projectcommunicatie, tekst en media, externe betrekkingen en het secretariaat voor hun rekening nemen. Emma Nieuwenhuizen is afkomstig van Milieu en Beheer. Zij zal samen met een collega het secretariaat van het Communicatiebureau bemensen. Voor haar zijn het deze ochtend bijna allemaal nieuwe gezichten. “Ik zie veel verschillende mensen bij elkaar, veel kennis en nieuwe mogelijkheden tot samenwerking,” zegt ze enthousiast. “Ik verheug me enorm op een veelzijdige baan. Maar centraal wil voor mij wel zeggen ‘bij elkaar’ en dat is nu nog niet het geval. Het lijkt me belangrijk om zo snel mogelijk iets aan de huisvesting te doen zodat het bureau echt één team kan worden.” Dick van Wielink is directeur van de dienst Informatie en Dienstverlening, waar het Communicatiebureau onder valt. Hij beaamt dat er wat betreft de praktische invulling nog veel duidelijk moet worden. “Werkafspraken, huisvesting, het zal in de komende maanden zijn beslag krijgen. Iedereen zal ook moeten wennen aan een andere manier van opdrachten geven en aannemen. In het vervolg kijken directies en wethouders per programma welke onderwerpen van belang zijn en stellen een globale communicatieagenda op. Op basis hiervan worden duidelijke afspraken gemaakt over welke diensten het bureau zal leveren.”

Inspiratie en groei
Dick ziet voornamelijk voordelen aan de centralisatie. “Het biedt de gemeente een instrument om als één geheel naar buiten treden en dat is heel goed,” licht hij toe. “Daarnaast zijn er in de nieuwe situatie betere mogelijkheden voor strategische advisering. Vakmatig zullen de medewerkers groeien omdat ze gemakkelijker van elkaar kunnen leren en elkaar kunnen inspireren.” Mogelijke valkuilen ziet hij liever als kansen. Een voorbeeld: “Afdelingshoofden zullen in de nieuwe situatie zelf meer gespitst moeten zijn op de communicatieve aspecten van hun werk. Dat kan moeilijk zijn. Het coachen van de klant is echter ook een taak van het bureau. Als het lukt wordt de hele organisatie er beter van.”

Meer afstemming
Die positieve insteek overheerst ook onder de medewerkers van het nieuwe bureau. Voor de mensen van Externe betrekkingen en Kabinetszaken verandert er weliswaar weinig, ook voor hen zal het voordelen hebben om deel uit te maken van één grote afdeling. “Het wordt gemakkelijker om bij elkaar aan te kloppen als je even hulp kunt gebruiken,” voorziet Marian Hendriksen. “Leuk, dat betekent meer mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling” was de eerste reactie van Jan Jansen op het idee van een centrale afdeling communicatie. “Daarnaast denk ik ook dat het vooral meer helderheid voor de klant zal opleveren,” vertelt de Milieu en Beheer-man. Voortaan werkt hij onder de vlag van het cluster Tekst en Media. “Aan de andere kant verheug ik me niet op het uiteenvallen van onze eigen afdeling. We zijn een prima team, voelen en vullen elkaar goed aan. Dat moet binnen het nieuwe bureau nog allemaal worden opgebouwd.” Volgens Judith Verhoeff, communicatieadviseur projecten bij de dienst Bouwen en Wonen, is de overstap naar één centrale afdeling een goede zaak. “Als alles op elkaar is afgestemd kun je veel efficiënter werken. Bovendien is het vakinhoudelijk leuk. Je kijkt meer over de diensten heen en de variëteit in het werk wordt groter.” Omdat ze zich vanuit het cluster Projectcommunicatie bezig blijft houden met projecten van en bij BoWo verwacht ze voorlopig weinig inhoudelijke verandering in haar werk. “De afstemming met de wethouder zal wel gemakkelijker zal worden. Nu kost dat soms dagen, straks bel ik gewoon de collega-adviseur die voor het betreffende onderwerp aan hem of haar is toebedeeld!”

Communicatieagenda
Edith Swinkels is één van de adviseurs die in de toekomst vanuit het cluster Concerncommunicatie voor een tweetal programma’s als het vaste aanspreekpunt van een wethouder zal fungeren. Het werken op basis van een communicatieagenda ziet ze als een flinke stap vooruit. “Je kunt natuurlijk niet alles plannen, maar wel een heleboel en zo veel waan van de dag voorkomen.” Als aandachtspunt noemt ze het contact met ‘de werkvloer’, dat lastiger kan worden wanneer een adviseur veel tijd op het Stadhuis doorbrengt. Aan de andere kant is ze als eenmansafdeling binnen de dienst Cultuur en Educatie erg blij met haar ‘nieuwe’ directe collega’s. “De drempel om even informeel met elkaar te overleggen wordt een stuk lager wanneer je op één afdeling zit.” Dat vindt ook voor persvoorlichter Fons Delemarre een groot voordeel. Daarnaast is hij blij dat in de nieuwe opzet de perscontacten over politiek gevoelige zaken voortaan bij meerdere adviseurs berusten. “Dat betekent minder kwetsbaarheid. Omdat we dicht bij elkaar zitten en van elkaar weten wat we doen kunnen we elkaar gemakkelijker waarnemen. En persoonlijk verheug ik me erg op de mogelijkheid meer verdieping te zoeken in de onderwerpen waar ik me mee zal bezighouden en minder geregeerd te worden door de waan van de dag”, aldus Fons.

Terug naar het overzicht